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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES DE LÉGIAPARK

1. OBJET

La présente Politique de protection des données à caractère personnel de la SA LégiaPark a pour objectif d’expliquer clairement et simplement les traitements que LégiaPark effectue sur les données à caractère personnel de personnes externes à l’entreprise (occupant du bâtiment, fournisseur, sous-traitant, visiteur du site internet ou d’une page de réseaux sociaux de NOHSAQ et LégiaPark, …).

2. INFORMATIONS GÉNÉRALES APPLICABLES À TOUS LES TRAITEMENTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

QUI TRAITE VOS DONNÉES ?

Le responsable du traitement est : LégiaPark SA, ayant son siège social à 4000 Liège, Rue Lambert Lombard, 3 ; ayant le numéro d’entreprise suivant : 0728.589.170, téléphone : 04/221.62.01.

Vous pouvez contacter le chargé de la protection des données par e-mail à l’adresse suivante : privacy@noshaq.be.

SÉCURITÉ TECHNIQUE ET ORGANISATIONNELLE

Nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires en vue d’assurer un niveau adéquat de sécurité concernant vos données, notamment en vue de les prémunir de toute fuite, perte, destruction, divulgation publique, accès non autorisé ou autre usage abusif.

LES DONNÉES SONT-ELLES TRANSFÉRÉES EN-DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE ?

Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l’U.E.

En cas de transfert hors Union européenne, vos données ne font l’objet d’un transfert vers un pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat que si le traitement de votre dossier exige le partage d’informations avec des professionnels de pays non-membres de l’UE. De même, pour certaines activités de traitement, nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés hors de l’Union européenne.

Dans ces hypothèses, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l’UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.

EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE, QUELS SONT VOS DROITS ?

Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si parmi les données traitées figurent les données de votre personnel, vous vous portez fort de leur faire prendre connaissance de ce document.

Accès et rectification – Vous disposez du droit d’accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant.

Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Effacement – Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des données.

Portabilité – Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être communiquées sous format électronique.

MODIFICATION

La présente politique peut, à tout moment, pour diverses raisons, faire l’objet de corrections, d’ajouts ou de modifications. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

OÙ OBTENIR PLUS D’INFORMATION ET/OU DÉPOSER UNE PLAINTE ?

Le responsable de traitement de vos données et son chargé de la protection des données (privacy@noshaq.be) se tiennent à votre disposition pour toute question et, moyennant justification de votre identité, pour toute demande relative aux droits exposés ci-dessus.

Pour plus de renseignements, ou si vous souhaitez introduire une réclamation (plainte), vous pouvez également vous adresser à l’Autorité de protection des données belge, à l’adresse suivante : Autorité de protection des données, 1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35, Tél. +32 2 274 48 00 – Fax +32 2 274 48 35 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.

DROIT APPLICABLE

La présente politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente politique sera soumis au droit belge.

3. TRAITEMENTS DE DONNÉES SPÉCIFIQUES SELON VOTRE QUALITÉ

VOUS DÉPOSEZ UNE DEMANDE POUR OCCUPER LE BATIMENT DU LEGIAPARK

Catégories de données collectées – Il s’agit de vos données d’identification et de contact (nom, prénom, e-mail, adresse, numéro de téléphone), des données relatives à votre vie professionnelle (fonction).

Finalités – Lors de la réception de votre demande de financement, nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

• Permettre l’introduction de votre demande d’occupation du bâtiment auprès de LEGIAPARK
• Déterminer si votre demande satisfait aux conditions d’occupation du bâtiment LEGIAPARK
• Vous assister dans la préparation de votre dossier et déterminer les conditions du contrat d’occupation Bases juridiques
• Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution précontractuelle (article 6.1.b) RGPD.

Durée de conservation – Si, suite à l’instruction de votre demande, vous ne devenez pas occupant du bâtiment du LégiaPark, vos données sont conservées pendant une période de 3 ans à compter de la cessation des discussions.

Si, suite à l’instruction de la demande, vous devenez occupant du bâtiment du Légiapark, vos données sont conservées pendant toute la durée du contrat et pendant 10 ans à partir de la fin de la relation contractuelle.

Destinataires – Afin d’accomplir les finalités reprises ci-dessus, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

– Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.) ;
– Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark (prestataire informatique, comptable) ;
– Aux sociétés partenaires de LégiaPark, si votre demande le requiert.

VOUS ETES OCCUPANT DU LEGIAPARK

Catégories de données collectées – Il s’agit de vos données d’identification (nom, prénom), de vos données de contact (email, adresse, numéro de téléphone) ou relatives à votre vie professionnelle (fonction) et de vos coordonnées bancaires.

Finalités – Si votre demande d’occupation a été acceptée, vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Exécuter le contrat d’occupation ;
• Communiquer avec vous au sujet du contrat et de la gestion du bâtiment ;
• Éventuellement amender le contrat qui nous lie ;
• Contrôler la bonne exécution du contrat qui nous lie.

Bases juridiques – Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b) RGPD.

Le traitement de ces données peut également être nécessaire en vertu de nos obligations légales (article 6.1, c) du RGPD.

Durée de conservation – Vos données sont conservées pendant toute la durée du contrat et pendant 10 ans à partir de la fin de la relation contractuelle.

Destinataires – Afin d’accomplir les finalités reprises ci-dessus, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LEGIAPARK (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.) ;
• Aux sous-traitants de LEGIAPARK, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LEGIAPARK (prestataire informatique, comptable).

VOUS ÊTES FOURNISSEUR/PRESTATAIRE DE SERVICE DE LEGIAPARK

Catégories de données collectées – Si vous fournissez des services/produits à LégiaPark, les données à caractère personnel suivantes vous concernant peuvent être traitées : données d’identification (nom, prénom), données de contact (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone), données relatives à la profession (entreprise, fonction), informations d’ordre financier/comptable (coordonnées bancaires), données relatives au suivi des prestations.

Finalités et base juridique – Ces données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

– A des fins de gestion de la relation contractuelle : gestion des commandes, des offres, de la livraison, de la facturation et du paiement et d’évaluation de la prestation du fournisseur (éventuellement). Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat conclu entre vous et LégiaPark. Sans ces données, LégiaPark ne peut exécuter le contrat.

Durée de conservation – Vos données sont conservées pendant 10 ans après la fin du dernier contrat conclu avec LégiaPark.

Destinataires – Afin d’accomplir les finalités reprises ci-dessus, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.);
• Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark.
• Aux administrations fiscales.

VOUS ÊTES VISITEUR DU SITE INTERNET DE LEGIAPARK

Catégories de données collectées – Si vous visitez le site internet de LégiaPark, vous ne devez pas fournir de données à caractère personnel. La mise à disposition des sites internet implique néanmoins la collecte de « cookies ».

Si vous contactez LégiaPark via le formulaire « Contactez-nous » du site internet, les données à caractère personnel suivantes vous concernant peuvent être traitées : données d’identification (nom), données de contact (adresse de courrier électronique), données relatives à la profession (Société), .

Finalités et bases juridiques – Ces données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

• A des fins de placement et de lecture des cookies : certains cookies sont nécessaires pour permettre la navigation sur les sites internet tandis que d’autres sont facultatifs et vous êtes libre de les accepter ou non. Pour plus d’information, consultez la Politique relative au cookies ci-dessus.
• A des fins de gestion de votre demande : pour pouvoir répondre à votre question/demande, LégiaPark a besoin de connaître les informations demandées. Sans ces données, LégiaPark ne peut vous répondre.
• A des fins de production de statistiques : sur base de son intérêt légitime, LégiaPark réalise des statistiques d’audience et d’utilisation de ses sites web.
• A des fins de marketing direct, sur base de votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Destinataires – Afin d’accomplir les finalités reprises ci-dessus, vos données sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.);
• Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark;
• Aux tiers mentionnés dans la Politique relative aux cookies.

VOUS VISITEZ UN COMPTE DE RÉSEAUX SOCIAUX DE LEGIAPARK

Catégories de données collectées – Si vous visitez les pages de réseaux sociaux de LégiaPark, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées conjointement par le réseau social et l’administrateur de cette page : données liées à votre compte, données liées au partage de contenu ou aux communications que vous entretenez avec d’autres personnes.

Finalités et base juridique – Ces données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

• A des fins de placement et de lecture des cookies : pour plus d’information, consultez la Politique relative au cookies ci-dessus ;
• A des fins d’amélioration, par le réseau social, de son système de publicité ;
• A des fins de production de statistiques : sur base de son intérêt légitime, LégiaPark réalise des statistiques d’audience de la page.

Vos données ne seront traitées par l’administrateur de la page (LégiPark) que dans le cadre de son intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de sa page de façon à promouvoir adéquatement sa page. Les statistiques d’audience établies par le réseau social sont uniquement transmises à l’administrateur de la page sous une forme anonymisée.

Durée de conservation – Vos données sont ou pourraient être traitées aussi longtemps que la page existe et que vous la visitez.

Destinataires – Afin d’accomplir les finalités reprises ci-dessus, vos données sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.);
• Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark;
• Au réseau social concerné.

VOUS POSTULEZ UN EMPLOI/UN STAGE CHEZ LEGIAPARK

Catégories de données collectées – Si vous postulez un emploi/stage chez LégiaPark, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées: données d’identification (nom, prénom, image, date et lieu de naissance), données de contact (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone), données relatives au parcours professionnel (expérience, CV, précédents employeurs, connaissances linguistiques, etc.), données relatives à l’entretien et au questionnaire d’embauche (évaluation, commentaires), données relatives au contrat proposé.

Finalités et bases juridiques – Ces données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

• A des fins d’évaluation de votre candidature : LégiaPark procède à l’examen de votre candidature afin d’évaluer les possibilités d’une relation contractuelle.
• A des fins de constitution d’une réserve de recrutement : l’intérêt légitime de LégiaPark consiste à vous contacter ultérieurement pour l’offre d’emploi en cas de désistement de la personne initialement recrutée ou en cas de vacance pour un autre poste similaire immédiatement disponible. Si vous ne souhaitez pas être inclus dans la réserve de recrutement, vous pouvez toujours vous y opposer.

Durée de conservation – Vos données sont effacées dans les 3 mois à l’issue du processus de sélection, sauf demande de votre part pour une conservation plus étendue.

Destinataires – Afin d’accomplir les finalités reprises ci-dessus, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.);
• Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark (notamment, prestataires informatiques ou des cabinets de recrutement).
  – Au secrétariat social de LégiaPark.

4. DANS TOUS LES CAS

GESTION DU CONTENTIEUX ÉVENTUEL

Catégories de données – Il peut s’agir de vos nom, prénom, image, profession, domicile ou résidence, n° de téléphone et de fax, adresse e-mail, date et lieu de naissance, état civil, n° de registre national et de carte d´identité, n° de compte bancaire, identifiants, mots de passe, connexions (en cas d’utilisation de notre extranet), correspondances, pièces justificatives diverses, pièces de procédure, etc.).

Finalités – LégiaPark pourrait être amenée à traiter vos données pour défendre ses intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.

Bases juridiques – Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à assurer la défense de nos intérêts (article 6.1.f) du RGPD).

Le traitement de données sensibles peut être nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (article 9.2.f) du RGPD).

Durée de conservation – Les données seront supprimées à la clôture définitive du litige ou après l’exécution du jugement, pour autant qu’un délai de 5 ans après l’achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée soit écoulé.

Destinataires – Pour l’accomplissement de cette finalité, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.) ainsi que ses partenaires, si le traitement de vos données est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches
• Aux avocats, conseils, sociétés de recouvrement, huissiers de LégiaPark;
• Aux institutions policières et/ou judiciaires ;
• Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark (prestataires informatiques, comptable).

EVENEMENTS

Catégories de données – Vos données d’identification (nom, prénom) et de contact (adresse e-mail, adresse postale) et vos données relatives à la vie professionnelle (fonction).

Finalités et bases juridiques – Si vous êtes membre du personnel de LégiaPark, occupant du bâtiment LégiaPark, contacts de LégiaPark ou encore prestataires de services de LégiaPark, LégiaPark dispose d’un intérêt légitime à vous inviter à ses événements (article 6.1 f) du RGPD).

Durée de conservation – Vos données sont conservées par LégiaPark à cette fin jusqu’à ce que vous lui demandiez d’arrêter.

Destinataires – Pour l’accomplissement de cette finalité, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• Les membres du personnel de LégiaPark (personnel employé, indépendant, stagiaire, etc.) ainsi que ses partenaires, si le traitement de vos données est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches ;
• Aux sous-traitants de LégiaPark, traitant des données à caractère personnel pour le compte de LégiaPark (prestataire informatique, service de publipostage).

SECURITE DE NOS BUREAUX ET MAINTENANCE DE NOS INSTALLATIONS

Vidéo-surveillance – L’entrée des espaces communs et des espaces de coworking sont filmés, sur la base de notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos bureaux.

Les images de vidéosurveillance ne sont pas conservées plus de 30 jours calendrier.

L’intérêt légitime de LégiaPark constitue la base juridique de ce traitement pour autant que les mesures de contrôle soient proportionnées, subsidiaires, conformes à la réglementation en vigueur ainsi qu’aux dispositions prévues au présent règlement.

Vos données pourraient être transférées au service de police compétent.

Maintenance informatique – Nos sous-traitants chargés de l’infrastructure informatique, de notre programme de gestion, de la réalisation et la maintenance de notre site internet et extranet pourraient accéder à vos données dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives.