Lors de la création de votre compte « LégiaPark » par notre équipe, vous recevrez 2 emails :

1. Email de confirmation
2. Données de connexion temporaires

Cliquez sur « Login » dans l’email, ou rendez-vous sur « dashboard.legiapark.be » pour vous connecter.

Ici, vous pouvez encoder votre adresse mail (qui sera votre login), ainsi que le mot de passe temporaire qui vous a été envoyé dans l’email concernant les données de connexions temporaires.

Vous êtes alors invité à modifier votre mot de passe, compléter votre profil et valider les conditions d‘utilisation de Zapfloor.

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Ces login/mot de passe seront également ceux utilisés pour vous connecter au réseau du LégiaPark (Wifi et filaire).

Un réseau « LegiaPark Mobile » est également disponible. Il est prévu pour y connecter en priorité vos divers appareils mobiles qui nécessitent uniquement une connexion internet ( smartphone, tablette…)

Enfin, un wifi « LegiaPark Guest » est également mis à disposition pour vos invités. Ce dernier ne nécessite pas d’inscription mais uniquement l’encodage de son adresse email.

Vous arrivez sur le Dashboard. Depuis cet écran principal, vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités de la plateforme :

TABLEAU DE BORD : Eléments importants, actualités, évènements à venir sur le site, nombre de crédits restant pour le mois en cours

REUNIONS : réservation / annulation / historique des salles de réunions

BUREAUX : réservation de poste de travail « Hotdesking » des espaces coworking

VISITEURS : gestion des visiteurs (création d’un code digicode pour le parking)

Le LégiaPark met à votre disposition plusieurs salles de réunion de 6 à 24 personnes. La réservation des salles de réunion est encadrée et tarifée en nombre de crédits liés à votre contrat. Le prix (en crédit ou en euros) varie d’une salle à l’autre, en fonction de son niveau de confidentialité et de son équipement. Le nombre de crédit disponible pour vous et votre entreprise est défini dans votre contrat.

Lorsque tous les crédits du mois sont consommés, les dépassements de réservation de salles vous seront facturées.

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RESERVATION SALLE DE REUNION

La réservation de salles de réunion doit se faire minimum 15min à l’avance et pour une durée minimale de 30min.

Onglet « REUNIONS »

Dans la vue « Calendrier », découvrez les spécificités de chaque salle en cliquant sur le « i » à coté du nom de la salle souhaitée (tarifs, équipements, localisation, etc.). Pour réserver une salle, cliquez sur « Créer » au dessus à droite de l’écran. Sélectionnez la salle, le jour et la tranche horaire désirés.

Une fois toutes les informations encodées, cliquez sur « Confirm » pour enregistrer votre réservation.

Dans un souci d’efficacité, merci de respecter la durée de réservation de la salle.

ANNULATION SALLE DE REUNION

Si votre réunion a lieu dans plus de 24h, cliquez sur les 3 points a côté de la réunion concernée, et ensuite sur « Supprimer »

Moins de 24h avant celle-ci, contactez un membre de l’équipe qui pourra l’annuler.

Moins de 4H avant celle-ci, la salle vous sera créditée.

Vos crédits sont réinitialisés chaque mois et sont donc non-cumulables.

Il vous est possible, selon votre contrat, de travailler dans l’un de nos espaces de coworking. Ces espaces doivent être réservé à l’avance, via l’onglet “Bureau”.

Aller dans “Bureau”, puis cliquez sur créer. Vous pourrez alors choisir la date, ainsi que le créneau horaire (matin, après-midi, ou journée entière). Le nombre de places disponible vous est indiqué, vous savez donc directement s’il reste de la place ou non. Vous ne choisissez pas votre place, mais vous avez la certitude qu’une chaise sera disponible pour vous.

Un mail de confirmation vous est envoyé reprenant vos informations de réservation.

Selon votre contrat, ces réservations peuvent être limitées ou illimitées, payantes ou incluses.

Pour connaitre les condition de réservation de ces postes de travail, vous pouvez vous référer à votre contrat bail.

Lorsque vous avez des invités externes qui doivent accéder au LégiaPark, soit pour une réunion dans l’une de nos salles ou pour accéder à vos bureaux, vous devez les enregistrer via le tableau de bord :

1- Dans le cadre d’une réservation de salle de réunion :

Inscrivez la personne conviée à cette réunion lors de la seconde étape de la création de la réservation la salle (« Ajouter un visiteur »). Votre invité recevra un mail contenant un Digicode code, lui permettant d’accéder au parking. Vous pourrez ensuite l’accueillir à la réception située au niveau 0.

2- Hors réservation de salle de réunion :

Dans le cadre d’une visite qui n’est pas liée à une réunion dans une de nos salles, vous pouvez enregistrer cet invité externe via l’onglet « Visiteurs » du tableau de bord puis sur « Créer » :

Votre invité recevra un mail contenant un Digicode code, lui permettant d’accéder au parking. Vous pourrez ensuite venir l’accueillir à la réception située au niveau 0.

Vous pouvez également accéder rapidement aux différentes fonctionnalités de la plateforme en cliquant en haut à droite de l’écran sur le

en haut à droite de l’écran :

• Réservation / Annulation d’une salle de réunion
• Réservation / Annulation d’un poste de travail dans l’espace coworking
• Enregistrement d’un visiteur
• Signaler un problème
• Post

En plus de proposer des raccourcis vers les divers réservations et invités, vous pourrez également nous y signaler un problème en cliquant sur « Create support ticket ».

Vous devez alors donner un titre, sélectionner le local où le problème est détecté, l’étage, choisir une catégorie parmi les diverses proposées, et enfin donner une brève description du problème.

Un membre du personnel prendra en charge le plus rapidement possible le ticket.

Le système de ticketing vous permet également de nous informer de l’arrivée d’un nouveau collaborateur via l’onglet « Nouveau collaborateur ». C’est de cette manière que vous êtes invité à nous signaler un nouveau collaborateur qui vous rejoint au LégiaPark. Une fois ce ticket reçu, notre équipe pourra préparer son badge, et ses accès au réseau LégiaPark.

Nous avons besoin de certaines informations concernant votre nouveau collaborateur:

• Son nom et prénom
• Une adresse mail valide (indispensable pour qu’il puisse recevoir ses informations de connexion au réseau)
• Idéalement un numéro de téléphone
• Sa fonction dans votre entreprise
• Sa plaque d’immatriculation (si d’application)

Lors de sa première connexion, nous invitons votre collaborateur à se connecter sur le réseau « LégiaPark Guest » afin de pouvoir récupérer ses codes d’accès au réseau LégiaPark.

Merci de nous signaler tout nouvel arrivant au plus tard 48h à l’avance, afin de vous garantir que le nécessaire soit fait d’ici son arrivée.

En cliquant sur vos initiales au dessus à droite de l’écran, vous avez la possibilité de modifier votre profil :

Vous êtes ainsi libre d’adapter vos informations personnelles, votre langue (ce qui modifiera la langue du tableau de bord), ou encore modifier votre mot de passe.

(Attention: ceci modifiera également votre mot de passe Wifi, il vous faudra donc vous reconnecter au réseau “LegiaPark” avec tous vos appareils)

Vous pouvez également modifier les mails que vous recevez ou non :

Une application mobile (Android/ios) est également disponible. Recherchez « LegiaPark » sur l’app store, ou sur Google Play, et téléchargez l’application « LegiaPark ».

App Store:  https://apps.apple.com/fr/app/legiapark/id1642815804

Google Play:   https://play.google.com/store/apps/details?id=com.legiapark.app&hl=fr

Pour toute question n’hésitez pas à nous contacter via info@legiapark.be ou par téléphone au 04/277.21.10